Bezoekersreglement

Algemeen

U kunt het stadsarchief alleen bezoeken als u een afspraak heeft voor een specifieke dag en tijdstip. Vrije inloop is niet mogelijk.
U wordt verzocht zich tijdens openingsuren te melden bij de balie van Stadsarchief Enschede (Hierna: het Stadsarchief). Bij een eerste bezoek vult u, eenmalig en zo volledig mogelijk, een bezoekerskaart in. Elk volgend bezoek door u aan het Stadsarchief wordt door ons op deze kaart geregistreerd.
Door ondertekening van de bezoekerskaart verklaart u op de hoogte te zijn van en zich te houden aan dit huishoudelijk reglement en de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
U wordt verzocht uw jas/tas/paraplu en/of andere grote voorwerpen achter te laten aan de kapstok c.q. in de daarvoor bestemde (gratis) kluisjes tegenover de balie. Spullen die u wel mag meenemen naar de publieksruimte zijn potlood, papier, laptop. Het Stadsarchief is niet aansprakelijk voor het zoekraken van meegebrachte eigendommen.
Huisdieren, anders dan geleide- en hulpdieren, worden niet toegelaten tot het Stadsarchief.
Het Stadsarchief bevindt zich in een openbaar gebouw. Dit houdt in dat er een algeheel rookverbod geldt.
In de bezoekersruimte van het Stadsarchief is het niet toegestaan om te eten en/of te drinken.
In de bezoekersruimte van het Stadsarchief mag niet mobiel gebeld worden.
Als er met elkaar overlegd wordt doet u dit op gedempte toon, zodat u andere bezoekers niet stoort.
U wordt verzocht aanwijzingen door medewerkers van het Stadsarchief in het belang van de orde en/of veiligheid te allen tijde op te volgen. Bij weigering kan u verdere toegang tot het Stadsarchief worden ontzegd.

Archiefmateriaal

Archiefmateriaal is in principe (met uitzondering van beperkende bepalingen die bij overdracht aan het Stadsarchief zijn gesteld) openbaar. Dit houdt in dat dit door iedereen vrij en kosteloos mag worden ingezien, overgeschreven en samengevat. Archiefmateriaal wordt nooit uitgeleend.
Alle handelingen waardoor u archiefmateriaal eventueel zou kunnen beschadigen zijn niet toegestaan, zoals:

archiefmateriaal als onderlegger voor het schrijven gebruiken;
op archiefmateriaal schrijven;
paperclips aan archiefmateriaal hechten;
(bladzijden van) archiefmateriaal met natte vingers omslaan;
zware boeken bovenop archiefmateriaal leggen;
archiefmateriaal over te trekken.
Hierdoor kan het dragen van handschoenen verplicht worden gesteld.

Archiefbezoekers komen zonder toestemming van de medewerkers van het Stadsarchief niet in de ruimten die niet voor het publiek zijn bestemd.
Het is niet toegestaan de volgorde van archiefbescheiden te wijzigen, ook al denkt u dat de volgorde niet juist is.
Het is niet toegestaan archiefstukken mee te nemen naar een ruimte buiten het Stadsarchief.
Medewerkers van het Stadsarchief kunnen een verzoek tot raadpleging van archiefbescheiden afwijzen. Gronden hiervan kunnen onder meer zijn:

de bescheiden kunnen naar het oordeel van de medewerker van het Stadsarchief niet veilig worden toevertrouwd aan de aanvrager;
de bescheiden zijn in een dergelijke staat zijn dat raadpleging niet mogelijk is;
de bescheiden zijn in bewerking door het Stadsarchief;
bescheiden zijn op grond van belangen- of privacybescherming niet of beperkt openbaar.

Reproducties

Aan u worden prints, fotokopieën, readerprintafdrukken en scans geleverd voor in de gemeentelijke legesverordening vastgestelde prijzen. Fotokopieën worden alleen gemaakt als de materiële toestand van de documenten het toelaat.
Met het oog op beschadigingsgevaar worden niet gekopieerd:

banden en delen dikker dan vijf centimeter;
kranten;
andere documenten die naar het oordeel van de medewerkers van het Stadsarchief te kwetsbaar zijn om te kopiëren

Van de bestanden die op microfiche of microfilm staan, worden alleen readerprints geleverd.

Beeldmateriaal bestelt u bij voorkeur via het fotoarchief op de website. Bestellingen worden na betaling afgehandeld. Mogelijkerwijs is hier gebruiksrecht van toepassing. Voor meer informatie wordt u verwezen naar punt 26 van dit huishoudelijk reglement en naar het overzicht op de website en dat ter inzage ligt in het Stadsarchief.

Het is niet toegestaan om zelf het kopieerapparaat bedienen. U kunt hiervoor de hulp van een medewerker van het Stadsarchief inroepen. De uitzondering hierop is het maken van afdrukken uit de readerprinters. Deze afdrukken maakt u zelf. Het gebruik van een eigen (hand)scanner is niet toegestaan.

Alleen materiaal dat zich niet leent voor reproductie door medewerkers van het Stadsarchief mag door u, nadat u dit hebt overlegd en hiervoor toestemming hebt gekregen, zonder flits worden gefotografeerd.

Houdt u er rekening mee dat onmiddellijke levering van kopieën en scans niet altijd mogelijk is. De medewerkers van het Stadsarchief zullen u hierover informeren.

Auteursrechten/gebruiksrecht

Wie gegevens en/of afbeeldingen van archiefmateriaal in beheer bij het Stadsarchief publiceert is bij uitsluiting van alle anderen verantwoordelijk voor zijn of haar publicatie.
Het Stadsarchief en/of de Gemeente Enschede zijn niet aansprakelijk voor vorderingen uit auteursrechten terzake van publicaties als bovengenoemd.
Publiceert u uit bronbestanden van het Stadsarchief dan dient u van deze publicatie een bewijsexemplaar te sturen naar het Stadsarchief.
Indien de te reproduceren en te publiceren afbeeldingen (foto’s, tekeningen, kaarten, etc.) vallen onder het auteursrecht/copyright van een andere partij dan het Stadsarchief dan vraagt u zelf aan deze derde partij toestemming voor publicatie.
Wanneer de maker niet te achterhalen valt of niet bekend is wie het auteursrecht bezit worden reproducties slechts geleverd als de aanvrager een formulier ondertekent waarbij het Stadsarchief wordt gevrijwaard van alle aansprakelijkheid.
Op het bronmateriaal van het Stadsarchief wordt geen auteursrecht verkregen. Gebruiker kan geen aanspraak maken op alleengebruik van de gegevens in beheer bij het Stadsarchief.
Bij het publiceren, vermenigvuldigen of verspreiden van beeldmateriaal dat zich in het Stadsarchief bevindt wordt over het betreffende beeldmateriaal gebruiksrecht geheven. De tarieven hiervan zijn in te zien in het Stadsarchief en zijn ook raadpleegbaar op de website.
Voorwaarde bij publiceren van materiaal van het Stadsarchief is de vermelding: “Collectie Stadsarchief Enschede”.

Uitleg van dit reglement

Bij verschil van mening over de uitleg van dit reglement en beslissingen op grond daarvan, en ook wat betreft punten die dit reglement niet vermeldt, beslist de leiding van het Stadsarchief.

Slotartikel

Dit reglement treedt in werking per 1 december 2010. Het ligt in de publieksruimte van het Stadsarchief ter inzage en is ook via de website raadpleegbaar.